प्रचलित कानूनले कुनै अभिलेखलाई त्यसको मूल वा सक्कल रुपमा पेश गर्नु पर्ने वा सुरक्षित राख्नु पर्ने भनी तोकेको अवस्थामा देहायका शर्त पूरा भएमा त्यस्तो आवश्यकता विद्युतीय अभिलेखबाट पूर्ति भएको मानिनेछ ः–
(क) विद्युतीय स्वरुपमा पहिलो पटक सृजना गरिएको समयदेखि सो अभिलेखमा कुनै पनि किसिमबाट परिवर्तन गरिएको छैन भनी विश्वास गर्न सकिने तोकिए बमोजिमको आधार विद्यमान भएमा,
(ख) त्यस्तो अभिलेखलाई कुनै व्यक्ति समक्ष पेश गर्नु पर्ने गरी अनिवार्य गरिएको अवस्थामा सो अभिलेखलाई जसका समक्ष पेश गरिनु पर्ने हो सो व्यक्तिलाई स्पष्ट रुपमा देखाउन सकिने प्रकृतिको भएमा ।